Este projeto teve como objetivo migrar, modernizar e tornar mais eficiente toda a gestão de comunicações processuais, como citações, intimações e diligências, desde a criação até a certificação final.

O sistema permite que técnicos, coordenadores e diretores criem, revisem e publiquem comunicações conforme suas respectivas permissões. No formulário de criação, o usuário seleciona o processo relacionado, o tipo de comunicação, o tipo de envio, o destinatário e seu endereço, além de incluir anexos e registrar a determinação que motivou o ato comunicacional. A partir desse ponto, a comunicação passa a seguir um fluxo de situações bem definidas, permitindo uma visão transparente de todas as etapas, desde sua elaboração inicial até a certificação final.

Esse fluxo contempla desde estados simples, como “Em Elaboração” e “Pendente de Revisão”, até situações mais complexas, como “Pendente de Publicação”, “Aguardando Lote”, “Enviado”, “Entregue”, “Não Efetivo”, “Aguardando Endereço”, entre outras que garantem granularidade no acompanhamento. Cada mudança reflete uma ação específica realizada pelo usuário, permitindo que o sistema mantenha controle preciso sobre o andamento de cada comunicação.

Para favorecer o acompanhamento, o módulo apresenta telas que organizam visualmente o andamento do trabalho. A listagem principal reúne todas as comunicações registradas, com filtros completos para consultas rápidas. Já o quadro geral oferece uma visão panorâmica de todas as situações do sistema, permitindo que coordenação e diretoria monitorem quantas comunicações se encontram em cada etapa e onde há possíveis gargalos.

O sistema também contempla um módulo específico para mandados e expedição, que organiza as atividades de revisão, impressão, publicação e correção. Nessa área, surgem listas como “Solicitar Revisão”, “Pendente de Impressão”, “Pendente Correios” e “Pendentes de Publicação DOE”, cada uma representando um ponto específico do fluxo operacional. Esse agrupamento contribui para que o servidor acompanhe exatamente a etapa pela qual cada ato comunicacional está passando.

No suporte ao envio físico das comunicações, o sistema apoia a impressão, geração de guias de postagem, registro de envio e acompanhamento da entrega. Quando a comunicação é enviada via correios ou por servidor designado, o sistema permite registrar tanto o atesto de entrega quanto eventuais falhas. Caso a entrega não seja concluída, a comunicação passa para a situação de não efetivo, e o sistema pede a abertura de uma comunicação associada ou de uma diligência de endereço, garantindo continuidade ao fluxo e evitando perda de informações.

Depois que a comunicação é entregue, seja de forma eletrônica ou física, o sistema passa a controlar sua certificação, onde o usuário pode informar a resposta dada pelo destinatário ou registrar a ausência de resposta dentro do prazo. Essa etapa também conta com telas para pendências de publicação, correção e revisão, além de uma área exclusiva para consultar todas as certidões já finalizadas.

Todas essas funcionalidades estão organizadas no menu principal do sistema, que reúne os módulos de Comunicação Processual, Configurações, Mandados, Não Efetivo e Expedição, cada um com telas específicas para facilitar o trabalho diário dos servidores responsáveis. Essa estrutura modular, somada ao fluxo completo de situações, representou um ganho significativo para o TCE-RN, que passou a contar com um processo de comunicação mais seguro, rastreável e integrado.